Warum der September ein guter Zeitpunkt ist, Ihr Hotel-PMS zu prüfen
Kurzantwort: Der September kann für Hotels der ideale Zeitpunkt sein, das bestehende Property Management System (PMS) zu überprüfen und einen Wechsel vor der nächsten Hochsaison zu planen. Wenn die geschäftigste Zeit des Jahres langsam abklingt, haben Hotelteams mehr Zeit, operative Herausforderungen zu identifizieren, verschiedene PMS-Lösungen zu vergleichen, die Datenmigration zu planen, Mitarbeitende zu schulen und ein neues System unter realistischen Bedingungen zu testen – ohne den Druck des laufenden Hochbetriebs.
Für viele Hotels ist der September mehr als nur das Ende des Sommers. Er bietet die Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten, die eigenen Abläufe zu analysieren und sich zu fragen, ob das aktuelle Property Management System (PMS) noch optimal zum Betrieb passt.
Während der Hochsaison bleibt Hotelteams kaum Zeit, über einen Softwarewechsel nachzudenken. Mitarbeitende konzentrieren sich auf An- und Abreisen, Reservierungen, Housekeeping, Gästewünsche und darauf, den täglichen Hotelbetrieb reibungslos am Laufen zu halten.
Doch sobald die geschäftigste Phase langsam nachlässt, lässt sich eine entscheidende Frage leichter stellen:
Unterstützt unser aktuelles Hotel-PMS unsere Abläufe – oder verursacht es zusätzlichen Aufwand?
Für saisonale Hotels in Österreich und ganz Europa kann der September daher ein wichtiges Zeitfenster bieten, um ein neues PMS zu evaluieren, die Migration zu planen, Mitarbeitende zu schulen und den Betrieb auf die nächste Hochsaison vorzubereiten.
Entscheidend ist dabei nicht unbedingt, im September direkt mit dem neuen PMS live zu gehen.
Der eigentliche Vorteil liegt darin, die PMS-Evaluierung rechtzeitig vor Beginn der nächsten Hochsaison zu starten
Warum der September ein guter Zeitpunkt ist, Ihr Hotel-PMS zu überprüfen
Ein Hotel-PMS steht im Mittelpunkt vieler täglicher Abläufe. Es kann Reservierungen, Zimmerverfügbarkeiten, Gästeinformationen, Prozesse an der Rezeption, Auswertungen, Zahlungen und die Anbindung an andere Hotelsysteme beeinflussen.
Wenn das Hotel ausgelastet ist, können selbst kleine Probleme schnell frustrierend werden. Vielleicht muss Ihr Team:
- dieselben Informationen in mehrere Systeme eingeben
- zu viel Zeit mit der manuellen Verwaltung von Reservierungen verbringen
- mit komplizierter Software arbeiten
- sich mit langsamen oder unzuverlässigen Schnittstellen auseinandersetzen
- wichtige Informationen nur schwer abrufen können
- für Funktionen bezahlen, die das Hotel nur selten nutzt
- zu lange auf den Kundenservice warten
- mit Workarounds arbeiten, weil das PMS nicht zum Arbeitsablauf des Hotels passt
Der September gibt Hotelmanagern die Möglichkeit, diese Probleme zu überprüfen, solange sie noch präsent sind. Statt sie einfach als Teil des Hotelalltags hinzunehmen, können Sie sich fragen:
„Würde ein anderes PMS unserem Team ermöglichen, effizienter zu arbeiten?“
Sollten Sie Ihr PMS im September wechseln?
Nicht unbedingt. Der September sollte vielmehr als Entscheidungs- und Vorbereitungsphase betrachtet werden und nicht als zwingender Monat für den Go-live. Der richtige Zeitpunkt hängt von der Größe des Hotels, der Saisonalität, dem aktuellen PMS, den bestehenden Schnittstellen, den Daten, der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und der erwarteten Auslastung ab. Eine sinnvoll geplante PMS-Umstellung kann beispielsweise so aussehen:
Dieser Ansatz gibt Ihrem Team ausreichend Zeit für die Vorbereitung, anstatt zu versuchen, eine zentrale Hotelsoftware mitten in einer geschäftigen Phase auszutauschen.
7 Anzeichen dafür, dass Ihr Hotel bereit für ein neues PMS sein könnte
Der Wechsel eines PMS ist eine wichtige Entscheidung. Wenn Ihr aktuelles System zuverlässig funktioniert, gibt es möglicherweise keinen Grund für einen Wechsel. Diese Anzeichen sollten Sie jedoch genauer prüfen.
1. Ihre Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben
Wenn Mitarbeiter Informationen immer wieder manuell eingeben, prüfen, kopieren oder aktualisieren müssen, kann Ihr PMS unnötigen zusätzlichen Aufwand verursachen. Achten Sie auf wiederkehrende Aufgaben, die vereinfacht oder automatisiert werden könnten.
2. Ihr PMS ist für die Mitarbeiter schwierig zu bedienen
Ein leistungsstarkes PMS ist nicht automatisch ein gutes PMS, wenn die Mitarbeiter Schwierigkeiten bei der Bedienung haben. Wenn neue Mitarbeiter umfangreiche Schulungen benötigen, um grundlegende Aufgaben auszuführen, oder das Team regelmäßig auf Workarounds zurückgreifen muss, sollte die Benutzerfreundlichkeit ein wichtiger Bestandteil Ihrer Bewertung sein.
3. Ihre Systeme funktionieren nicht optimal miteinander
Hotels nutzen häufig mehrere Systeme parallel zum PMS, darunter Booking Engines, Channel Manager, Zahlungslösungen, Buchhaltungssoftware und weitere operative Tools. Wenn Informationen nicht reibungslos zwischen den Systemen übertragen werden, müssen Mitarbeiter möglicherweise zusätzliche Aufgaben manuell erledigen.
4. Ihr PMS unterstützt nicht die Arbeitsweise Ihres Hotels
Ein PMS sollte zu den Arbeitsabläufen Ihres Hotels passen. Ein kleines unabhängiges Hotel, ein Stadthotel, ein Resort und eine Hotelgruppe mit mehreren Standorten können sehr unterschiedliche Anforderungen haben. Wenn Ihr Team seine Prozesse ständig an die Einschränkungen der Software anpassen muss, könnte es an der Zeit sein, Alternativen zu prüfen.
5. Ihr aktuelles PMS wird zunehmend teurer
Betrachten Sie nicht nur die monatlichen Abonnementkosten. Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten:
- Abonnement
- Einrichtungsgebühren
- Kosten für Schnittstellen
- zusätzliche Module
- zahlungsbezogene Kosten
- Supportkosten
- Arbeitszeit der Mitarbeiter
- manueller Verwaltungsaufwand
Ein PMS mit einer niedrigeren monatlichen Gebühr ist nicht automatisch die kostengünstigere Lösung.
6. Der Kundenservice wird zum Problem
Wenn in einem Hotel etwas nicht funktioniert, kann es teuer werden, mehrere Tage auf Unterstützung zu warten. Fragen Sie sich:
- Wie schnell reagiert Ihr Anbieter?
- Können Sie eine echte Ansprechperson erreichen?
- Ist der Support verfügbar, wenn Ihr Team ihn benötigt?
- Versteht der Anbieter die Abläufe in der Hotellerie?
Der Support ist ein Teil des PMS, für das Sie bezahlen.
7. Ihr Hotel hat sich verändert, Ihr PMS jedoch nicht
Ihr Hotel ist möglicherweise gewachsen, hat zusätzliche Zimmer oder einen weiteren Standort hinzugefügt, seine Vertriebsstrategie verändert oder neue Services eingeführt. Das PMS, das vor einigen Jahren noch gut funktioniert hat, ist möglicherweise heute nicht mehr die passende Lösung.
Womit Hotels beim Wechsel des PMS häufig zu kämpfen haben
Aus Gesprächen mit Hotelteams, die einen PMS-Wechsel durchführen, zeigen sich einige Herausforderungen immer wieder:
Die Migration ist aufwendiger als erwartet.
Es geht nicht nur darum, Reservierungen zu übertragen. Teams müssen auch Gästeprofile, Preispläne, historische Daten, Schnittstellen und all die kleinen Details berücksichtigen, die für einen reibungslosen Hotelbetrieb wichtig sind.
Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter wird zu einer größeren Herausforderung als die Technologie.
Auch wenn das neue PMS besser ist, benötigen Teams Zeit, um neue Arbeitsabläufe zu lernen – und im Hotelbetrieb gibt es selten viel Spielraum für eine lange Einarbeitungsphase.
Schnittstellen sind häufig die unterschätzte Komplexität.
Ein PMS arbeitet nicht isoliert. Die Anbindung von Zahlungssystemen, Channel Managern, Booking Engines, POS-Systemen, Revenue-Management-Tools und weiteren Systemen kann unerwarteten zusätzlichen Aufwand verursachen.
Die Umstellung selbst birgt operative Risiken.
Hotels können ihren Betrieb nicht einfach pausieren, während sie das System wechseln. Check-ins, Buchungen, Zahlungen, Housekeeping und die Kommunikation mit Gästen müssen weiterhin jeden Tag funktionieren.
Der eigentliche Test beginnt nach dem Go-live.
Das System live zu schalten, ist nur ein Meilenstein. Entscheidend für den Erfolg ist, dass das Team sicher mit dem System arbeitet, die Schnittstellen stabil funktionieren und die neuen Abläufe in der Praxis tatsächlich funktionieren.
Wie lange dauert eine PMS-Migration im Hotel?
Eine Hotel-PMS-Migration kann je nach Größe des Betriebs, Datenmenge, Anzahl der Schnittstellen und operativer Komplexität zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen dauern. Eine sorgfältige Planung, saubere Daten, Mitarbeiterschulungen und umfassende Tests können Unterbrechungen deutlich reduzieren. Eine strukturierte Migration stellt sicher, dass der Hotelbetrieb während des Wechsels aufrechterhalten werden kann.
Eine durchschnittliche Hotel-PMS-Migration dauert in der Regel 2–4 Wochen, einschließlich Datenmigration, Einrichtung der Schnittstellen, Tests, Mitarbeiterschulungen und Go-live. Kleinere Hotels können den Wechsel möglicherweise innerhalb von 1–2 Wochen abschließen, während größere oder komplexere Betriebe 4–8 Wochen oder länger benötigen können.
Wählen Sie ein PMS nicht allein anhand der Funktionen aus
Der Vergleich von Hotelsoftware wird schnell zu einer Checkliste:
PMS A hat 50 Funktionen. PMS B hat 60. PMS C hat 70.
Mehr Funktionen bedeuten jedoch nicht automatisch ein besseres PMS. Stellen Sie sich stattdessen die Frage:
„Macht dieses System die tägliche Arbeit in unserem Hotel einfacher?“
Eine Funktion ist beispielsweise dann wirklich relevant, wenn sie Ihrem Team hilft:
- Zeit zu sparen
- wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren
- Fehler zu vermeiden
- den Überblick zu verbessern
- Reservierungen effizienter zu verwalten
- einen besseren Gästeservice zu bieten
- verschiedene Bereiche des Hotelbetriebs miteinander zu verbinden
- bessere Entscheidungen auf Basis von Hoteldaten zu treffen
Das beste PMS ist nicht unbedingt das System mit der längsten Liste an Funktionen.
Es ist das System, das zu den Abläufen Ihres Hotels passt.
Sollten saisonale Hotels ihr PMS vor dem Winter oder Sommer wechseln?
Für saisonale Hotels ist der richtige Zeitpunkt besonders wichtig.
Hotels mit einer starken Sommersaison können die Zeit nach dem Sommer nutzen, um ihre Systeme zu überprüfen und sich auf die kommende Saison vorzubereiten.
Auch winterorientierte Hotels, darunter Ski- und Berghotels, können die Monate vor der Wintersaison nutzen, um neue Systeme zu prüfen und einzuführen.
Das Ziel ist einfach:
Nehmen Sie keine größere PMS-Umstellung vor, wenn Ihr Team bereits unter maximalem Druck steht.
Stattdessen:
Evaluieren → Planen → Migrieren → Schulen → Testen → Go-live → Mit Zuversicht in die Hochsaison starten
Warum der September der Start für einen besseren Hotelbetrieb sein kann
Das Ziel eines PMS-Wechsels sollte nicht einfach lauten:
„Wir brauchen eine neue Software.“
Die bessere Frage ist:
„Wie können wir die Abläufe in unserem Hotel für unser Team einfacher und für unsere Gäste besser machen?“
Ein PMS-Wechsel kann eine Gelegenheit sein, Prozesse zu überprüfen, die über Jahre hinweg akzeptiert wurden – einfach weil „wir das schon immer so gemacht haben“.
Der September gibt Hotelmanagern die Möglichkeit, die vergangene Saison zu analysieren, operative Engpässe zu identifizieren und Verbesserungen zu planen, bevor die nächste wichtige Saison beginnt.
Und wenn das aktuelle PMS weiterhin die richtige Lösung ist, kann diese Überprüfung genau das bestätigen.
Wenn nicht, bietet ein frühzeitiger Start bei der Suche die nötige Zeit, um eine bessere Entscheidung zu treffen.
Wie HOS Booking Hotels beim Wechsel unterstützt
Ein PMS-Wechsel muss nicht bedeuten, dass Ihr Hotel unnötigen Unterbrechungen ausgesetzt wird. HOS Booking ist eine Hotelmanagement-Software, die eine moderne Lösung für die Verwaltung des täglichen Hotelbetriebs, von Reservierungen und weiterer miteinander verbundener Prozesse suchen.
Wenn Ihr Hotel über einen PMS-Wechsel nachdenkt, sollte der erste Schritt nicht die Vertragsunterzeichnung sein. Zunächst geht es darum zu verstehen, ob das System zu Ihrem Betrieb passt.
Mit HOS Booking können Sie prüfen, wie gut die Plattform zu Ihren Arbeitsabläufen, Anforderungen und zukünftigen Plänen passt, bevor Sie die Umstellung vornehmen.
Das Ziel ist einfach: Hotelmanagement einfacher zu machen – nicht komplizierter.
Bereit, Ihr Hotel-PMS zu überprüfen?
Der September kann der richtige Zeitpunkt sein, um eine wichtige Frage zu stellen:
Ist Ihr aktuelles PMS bereit für die nächste Saison Ihres Hotels?
Wenn die Antwort nicht eindeutig ist, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, Ihre Optionen zu prüfen. Beginnen Sie frühzeitig, vergleichen Sie sorgfältig, planen Sie die Migration gründlich und geben Sie Ihrem Team genügend Zeit, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, bevor die nächste Hochsaison beginnt.
Sie denken über einen Wechsel Ihres Hotel-PMS nach? Entdecken Sie HOS Booking und fordern Sie eine Demo an, um herauszufinden, ob die Lösung zu Ihrem Hotel passt.
Häufig gestellte Fragen
1. Können Hoteldaten in ein neues PMS übertragen werden?
In vielen Fällen können relevante Hoteldaten in ein neues PMS migriert werden. Welche Daten genau übertragen werden können, hängt vom bestehenden System, dem neuen PMS, der Datenqualität und dem jeweiligen Migrationsprozess ab.
2. Wie kann ein Hotel sein PMS wechseln, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen?
Der sicherste Ansatz besteht darin, die Migration vor einer Hochsaison zu planen, die benötigten Daten und Schnittstellen zu identifizieren, das neue System zu konfigurieren, die Mitarbeiter zu schulen, wichtige Arbeitsabläufe zu testen und gemeinsam mit dem PMS-Anbieter einen klaren Go-live-Plan zu erstellen.
3. Sollte ich mein PMS vor der Hochsaison wechseln?
Grundsätzlich sollten Hotels größere Systemänderungen möglichst nicht während ihrer geschäftigsten Betriebsphase durchführen. Wenn die Evaluierung und Migration frühzeitig beginnen, bleibt dem Team mehr Zeit für die Vorbereitung.
4. Worauf sollte ich bei der Auswahl eines Hotel-PMS achten?
Berücksichtigen Sie Benutzerfreundlichkeit, hotelspezifische Arbeitsabläufe, Schnittstellen, Buchungs- und Reservierungsmanagement, Reporting, Support, Implementierung, Migrationsmöglichkeiten, Skalierbarkeit, Sicherheit und die Gesamtkosten – nicht nur die Anzahl der Funktionen.
5. Ist der September für jedes Hotel der beste Monat für einen PMS-Wechsel?
Nein. Der September kann für viele Hotels eine ausgezeichnete Planungsphase sein. Der ideale Zeitpunkt hängt jedoch von der Saisonalität des Betriebs, der Auslastung, der Personalsituation, Vertragslaufzeiten, Renovierungen, Eigentümerwechseln und dem individuellen Betriebskalender ab.
