Zašto je rujan dobro vrijeme za procjenu hotelskog PMS-a
Kratki odgovor: Rujan može biti idealno vrijeme za hotele da procijene svoj trenutni sustav za upravljanje hotelom (PMS) i isplaniraju prelazak na novi sustav prije sljedeće glavne sezone. Kako se najintenzivnije razdoblje počinje smirivati, hotelski timovi imaju više vremena za prepoznavanje operativnih problema, usporedbu različitih PMS rješenja, planiranje migracije podataka, edukaciju zaposlenika i testiranje novog sustava bez pritiska koji donosi sezona najveće zauzetosti.
Za mnoge hotele rujan nije samo kraj ljeta. To može biti idealno vrijeme za osvrt na hotelsko poslovanje i procjenu je li postojeći sustav za upravljanje hotelom (PMS) još uvijek najbolje rješenje za poslovanje.
Tijekom glavne sezone hotelski timovi rijetko imaju vremena razmišljati o promjeni softvera. Zaposlenici su usmjereni na prijave i odjave gostiju, rezervacije, pospremanje soba, zahtjeve gostiju i nesmetano odvijanje svakodnevnih operacija.
No, kada se najintenzivnije razdoblje počne smirivati, lakše je postaviti jedno važno pitanje:
Pomaže li nam naš trenutni hotelski PMS ili nam zapravo stvara dodatni posao?
Za sezonske hotele u Austriji i diljem Europe, rujan može predstavljati važan period za procjenu novih PMS rješenja, planiranje migracije, edukaciju zaposlenika i pripremu za sljedeću glavnu sezonu.
Ključ nije nužno u tome da se novi sustav uvede već u rujnu.
Prava prednost je započeti procjenu PMS-a prije nego što ponovno započne razdoblje najveće zauzetosti.
Zašto rujan može biti dobro vrijeme za procjenu hotelskog PMS-a
Hotelski PMS nalazi se u središtu brojnih svakodnevnih operacija. Može utjecati na rezervacije, raspoloživost soba, podatke o gostima, rad recepcije, izvještavanje, naplatu i povezivanje s drugim hotelskim sustavima.
Kada je hotel pun, čak i mali problemi mogu postati izvor frustracije. Možda vaš tim:
- Unosi iste podatke u više sustava
- Troši previše vremena na ručno upravljanje rezervacijama
- Teško se snalazi u složenom softveru
- Suočava se sa sporim ili nepouzdanim integracijama
- Teško dolazi do važnih informacija
- Plaća funkcionalnosti koje hotel rijetko koristi
- Predugo čeka na korisničku podršku
- Koristi zaobilazna rješenja jer PMS nije prilagođen načinu rada hotela
Rujan omogućuje hotelskim menadžerima da sagledaju ove probleme dok su još svježi. Umjesto da ih jednostavno prihvatite kao dio svakodnevnog hotelskog poslovanja, možete se zapitati:
„Bi li nam drugi PMS omogućio učinkovitiji rad?“
Trebate li promijeniti PMS u rujnu?
Ne nužno. Rujan treba promatrati kao razdoblje za donošenje odluke i pripremu, a ne kao obavezni mjesec za prelazak na novi sustav. Pravi trenutak ovisi o veličini hotela, sezonalnosti poslovanja, trenutnom PMS-u, integracijama, količini podataka, dostupnosti zaposlenika i očekivanoj popunjenosti u nadolazećem razdoblju.
Razuman plan prelaska na novi PMS može izgledati ovako:
Ovakav pristup vašem timu daje dovoljno vremena za pripremu, umjesto da pokušavate zamijeniti ključni hotelski softver usred najintenzivnijeg razdoblja poslovanja.
7 znakova da je vaš hotel spreman za novi PMS
Promjena PMS-a važna je odluka. Ako vaš trenutni sustav dobro funkcionira, možda nema razloga za njegovu zamjenu. Ipak, sljedeći znakovi vrijedni su dodatnog razmatranja.
1. Vaši zaposlenici troše previše vremena na ručne zadatke
Ako zaposlenici stalno ručno unose, provjeravaju, kopiraju ili ažuriraju podatke, vaš PMS možda stvara nepotreban posao. Obratite pažnju na ponavljajuće zadatke koji bi se mogli pojednostaviti ili automatizirati.
2. Vaš PMS je zaposlenicima težak za korištenje
Moćan PMS nije nužno i dobar PMS ako ga zaposlenici teško koriste. Ako je novim zaposlenicima potrebna opsežna edukacija samo za obavljanje osnovnih zadataka ili ako se postojeći zaposlenici redovito moraju služiti zaobilaznim rješenjima, jednostavnost korištenja trebala bi biti važan kriterij pri procjeni sustava.
3. Vaši sustavi ne funkcioniraju dobro zajedno
Hoteli često uz PMS koriste više drugih sustava, uključujući booking engine, channel manager, rješenja za naplatu, računovodstveni softver i druge operativne alate. Ako se podaci ne prenose neometano između sustava, zaposlenici će možda morati obavljati dodatne ručne zadatke.
4. Vaš PMS ne podržava način na koji vaš hotel posluje
PMS bi se trebao prilagoditi načinu rada vašeg hotela. Mali nezavisni hotel, gradski hotel, resort i hotelska grupacija s više objekata mogu imati potpuno različite potrebe. Ako vaš tim stalno mora prilagođavati svoje procese ograničenjima softvera, možda je vrijeme za procjenu drugih rješenja.
5. Vaš trenutni PMS postaje preskup
Nemojte gledati samo mjesečnu pretplatu. Uzmite u obzir ukupne troškove: Pretplatu Troškove implementacije Troškove integracija Dodatne module Troškove povezane s plaćanjem Troškove korisničke podrške Vrijeme zaposlenika Ručni administrativni rad PMS s nižom cijenom pretplate nije nužno i cjenovno povoljnije rješenje.
6. Korisnička podrška postaje problem
Kada se u hotelu pojavi problem, čekanje nekoliko dana na podršku može biti skupo. Razmotrite: Koliko brzo vaš pružatelj usluge odgovara? Možete li razgovarati sa stvarnom osobom? Je li podrška dostupna kada je vašem timu potrebna? Razumije li pružatelj usluge hotelsko poslovanje? Korisnička podrška sastavni je dio PMS-a koji kupujete.
7. Vaš hotel se promijenio, ali vaš PMS nije
Vaš hotel možda je narastao, povećao broj soba, dodao još jedan objekt, promijenio strategiju distribucije ili uveo nove usluge. PMS koji je dobro funkcionirao prije nekoliko godina možda više nije najbolje rješenje za vaše poslovanje.
S kojim se problemima hoteli susreću pri promjeni PMS-a
Na temelju razgovora s hotelskim timovima koji prolaze kroz promjenu PMS-a, nekoliko se izazova pojavljuje iznova:
Migracija je složenija nego što se očekivalo.
Nije riječ samo o prijenosu rezervacija. Potrebno je razmišljati o profilima gostiju, cjenicima i tarifama, povijesnim podacima, integracijama i svim sitnim detaljima koji omogućuju nesmetano poslovanje.
Prihvaćanje novog sustava od strane zaposlenika postaje veći izazov od same tehnologije.
Čak i kada je novi PMS bolji, timu je potrebno vrijeme za usvajanje novih načina rada – a hotelsko poslovanje rijetko ostavlja dovoljno prostora za dugu krivulju učenja.
Integracije su često skrivena složenost.
PMS ne funkcionira izolirano. Povezivanje sustava za naplatu, channel managera, booking enginea, POS sustava, alata za upravljanje prihodima i drugih sustava može stvoriti neočekivani dodatni posao.
Sam proces prelaska nosi operativni rizik.
Hotel jednostavno ne može „pauzirati“ poslovanje dok mijenja sustav. Prijave gostiju, rezervacije, naplata, domaćinstvo i komunikacija s gostima moraju svakodnevno funkcionirati.
Pravi test dolazi nakon puštanja sustava u rad.
Puštanje sustava u rad samo je jedna prekretnica. Pravi uspjeh promjene ovisi o tome je li tim siguran u korištenje sustava, jesu li integracije stabilne i funkcioniraju li novi procesi u praksi.
Koliko traje migracija hotelskog PMS-a?
Migracija hotelskog PMS-a obično traje od nekoliko dana do nekoliko tjedana, ovisno o veličini objekta, količini podataka, integracijama i složenosti poslovanja. Pažljivo planiranje, kvalitetni podaci, edukacija zaposlenika i testiranje mogu značajno smanjiti moguće poteškoće. Strukturirana migracija omogućuje hotelu da ostane operativan tijekom prelaska na novi PMS.
Prosječna migracija hotelskog PMS-a obično traje 2–4 tjedna, uključujući migraciju podataka, postavljanje integracija, testiranje, edukaciju zaposlenika i prelazak na novi sustav. Manji objekti mogu završiti migraciju za 1–2 tjedna, dok većim ili složenijim hotelima može biti potrebno 4–8 tjedana ili više.
Nemojte birati PMS samo na temelju funkcionalnosti
Usporedba hotelskog softvera često se svodi na popis funkcionalnosti:
PMS A ima 50 funkcionalnosti. PMS B ima 60. PMS C ima 70.
No, veći broj funkcionalnosti ne znači automatski i bolji PMS.
Umjesto toga, pitajte se:
Olakšava li ovaj sustav svakodnevni rad našeg hotela?
Na primjer, funkcionalnost je vrijedna kada vašem timu pomaže:
- Uštedjeti vrijeme
- Smanjiti ponavljajući posao
- Smanjiti broj pogrešaka
- Imati bolji pregled poslovanja
- Učinkovitije upravljati rezervacijama
- Pružiti gostima bolju uslugu
- Povezati različite dijelove poslovanja
- Donositi bolje odluke na temelju hotelskih podataka
Najbolji PMS nije nužno onaj s najdužim popisom funkcionalnosti.
Najbolji je onaj koji odgovara načinu na koji vaš hotel posluje.
Trebaju li sezonski hoteli promijeniti PMS prije zimske ili ljetne sezone?
Za sezonske hotele pravi trenutak još je važniji.
Hoteli s izraženom ljetnom sezonom mogu razdoblje nakon ljeta iskoristiti za procjenu svojih sustava i pripremu za sljedeću sezonu.
Zimski hoteli, uključujući skijališne i planinske objekte, na sličan način mogu iskoristiti mjesece prije zimske sezone za procjenu i implementaciju novih sustava.
Cilj je jednostavan:
Nemojte uvoditi veliku promjenu PMS-a kada je vaš tim već pod najvećim pritiskom.
Umjesto toga:
Procijenite → Planirajte → Migrirajte → Educirajte → Testirajte → Prijeđite na novi sustav → Uđite u glavnu sezonu s povjerenjem.
Zašto rujan može biti početak boljeg hotelskog poslovanja
Cilj promjene PMS-a ne bi trebao biti jednostavno:
„Trebamo novi softver.“
Bolje je postaviti pitanje:
„Kako možemo olakšati rad našem timu i pružiti bolje iskustvo našim gostima?“
Promjena PMS-a može biti prilika za preispitivanje procesa koji su godinama prihvaćani samo zato što se „oduvijek tako radilo“.
Rujan hotelskim menadžerima daje priliku da sagledaju što se događalo tijekom prethodne sezone, identificiraju operativna uska grla i planiraju poboljšanja prije početka sljedećeg važnog razdoblja.
A ako je trenutni PMS i dalje pravo rješenje, takva će procjena to potvrditi.
Ako nije, rani početak potrage daje vam dovoljno vremena za donošenje bolje odluke.
Kako HOS Booking pomaže hotelima pri prelasku na novi sustav
Promjena PMS-a ne mora značiti nepotrebne poteškoće za vaš hotel.
HOS Booking je hotelski softver za upravljanje poslovanjem namijenjen hotelima koji žele moderan način upravljanja svakodnevnim operacijama, rezervacijama i povezanim hotelskim procesima.
Ako vaš hotel razmatra promjenu PMS-a, prvi korak nije potpisivanje ugovora.
Prvi je korak razumjeti odgovara li sustav vašem načinu poslovanja. Uz HOS Booking možete procijeniti kako se platforma uklapa u radne procese vašeg hotela, njegove potrebe i buduće planove prije nego što započnete prijelaz.
Cilj je jednostavan: učiniti upravljanje hotelom lakšim, a ne složenijim.
Spremni ste za procjenu svog hotelskog PMS-a?
Rujan može biti pravo vrijeme za postavljanje važnog pitanja:
Je li vaš trenutni PMS spreman za sljedeću sezonu vašeg hotela?
Ako odgovor nije jasan, sada je dobar trenutak za procjenu mogućnosti.
Započnite na vrijeme, pažljivo usporedite rješenja, pravilno isplanirajte migraciju i osigurajte svom timu dovoljno vremena za učenje novog sustava prije sljedećeg razdoblja najveće popunjenosti.
Razmišljate o promjeni hotelskog PMS-a? Istražite HOS Booking i zatražite demonstraciju kako biste provjerili odgovara li vašem hotelu.
Često postavljana pitanja
1. Mogu li se hotelski podaci prenijeti u novi PMS?
U mnogim slučajevima relevantni hotelski podaci mogu se migrirati u novi PMS. Točno koji se podaci mogu prenijeti ovisi o postojećem sustavu, novom PMS-u, kvaliteti podataka i procesu migracije.
2. Kako hotel može promijeniti PMS bez prekida poslovanja?
Najsigurniji pristup je planirati migraciju prije glavne sezone, definirati potrebne podatke i integracije, konfigurirati novi sustav, educirati zaposlenike, testirati ključne procese te zajedno s pružateljem PMS-a pripremiti jasan plan prelaska na novi sustav.
3. Trebam li promijeniti PMS prije glavne sezone?
Općenito, hoteli bi trebali izbjegavati velike promjene sustava tijekom najintenzivnijeg razdoblja poslovanja, kad god je to moguće. Rani početak procjene i migracije daje zaposlenicima više vremena za pripremu.
4. Na što trebam obratiti pažnju pri odabiru hotelskog PMS-a?
Uzmite u obzir jednostavnost korištenja, specifične radne procese hotela, integracije, upravljanje rezervacijama i bookingom, izvještavanje, korisničku podršku, implementaciju, mogućnosti migracije, skalabilnost, sigurnost i ukupne troškove – a ne samo broj funkcionalnosti.
5. Je li rujan najbolji mjesec za promjenu PMS-a za svaki hotel?
Ne. Rujan može biti izvrsno razdoblje za planiranje za mnoge hotele, ali idealan trenutak ovisi o sezonalnosti objekta, popunjenosti, dostupnosti zaposlenika, trajanju postojećeg ugovora, renovacijama, promjenama vlasništva i operativnom kalendaru hotela.
