Zeit für einen Wechsel Ihres Hotel-PMS
Ihr Property Management System (PMS) hat möglicherweise einwandfrei funktioniert, als Sie es eingeführt haben. Als Sie noch weniger Zimmer, weniger Buchungskanäle und ein kleineres Team hatten, konnte ein einfaches System die meisten Ihrer Anforderungen problemlos abdecken.
Doch Hotels wachsen. Und mit dem Wachstum steigen auch die Anforderungen an die Technologie.
Wenn Sie mehr Zimmer verwalten, Buchungen über zusätzliche OTAs erhalten und Ihr Team mehr Aufgaben übernimmt, kann ein veraltetes PMS zunehmend zum Bremsfaktor werden. Aufgaben, die früher mit wenigen Klicks erledigt waren, erfordern plötzlich Excel-Tabellen, manuelle Aktualisierungen oder den Wechsel zwischen verschiedenen Systemen.
Die Folgen machen sich schnell bemerkbar: mehr Fehler, längere Wartezeiten an der Rezeption, weniger Transparenz über die Abläufe im Hotel und ein Gästeerlebnis, das nicht mehr Ihren Erwartungen entspricht.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dann könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Hotel aus seinem aktuellen PMS herausgewachsen ist.
7 Anzeichen dafür, dass Ihr Hotel aus seinem PMS herausgewachsen ist
1. Ihre Mitarbeiter erfassen immer noch zu viele Daten manuell
Eines der deutlichsten Anzeichen ist, dass Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit damit verbringen, dieselben Informationen immer wieder einzugeben.
Wenn Reservierungsdaten, Gästeinformationen, Zahlungsdaten oder Zimmerstatus manuell in verschiedenen Systemen aktualisiert werden müssen, übernimmt Ihr Team Aufgaben, die ein modernes PMS eigentlich automatisieren sollte.
Dabei entstehen zahlreiche Fehlerquellen, zum Beispiel:
- Doppelte Gästedatensätze
- Falsche Reservierungsdaten
- Fehler bei der Dateneingabe
- Verzögerte Aktualisierungen
- Falsche Zimmerverfügbarkeiten
- Fehler bei Zahlungen und Abrechnungen
- Zusätzlicher Arbeitsaufwand während Stoßzeiten
Hier kann PMS-Automatisierung für Hotels einen großen Unterschied machen.
Wenn ein Gast beispielsweise über ein OTA oder Ihre direkte Buchungsmaschine reserviert, sollten die Reservierung und relevanten Gästedaten automatisch in Ihr PMS übertragen werden. Ändert das Housekeeping den Zimmerstatus, sollte die Rezeption diese Aktualisierung sofort sehen – ohne Telefonat, Excel-Tabelle oder zusätzliche Nachricht.
Das Ziel ist einfach: Ihr PMS sollte Ihr Team entlasten und nicht für zusätzlichen Arbeitsaufwand sorgen.
Wenn Ihre Mitarbeiter täglich Stunden damit verbringen, Informationen von einem System in ein anderes zu übertragen, sollten Sie sich fragen, ob Ihr aktuelles PMS noch die richtige Lösung für Ihr Hotel ist.
2. Ihr PMS funktioniert nicht gut mit anderen Systemen
Ein Hotel arbeitet nur selten mit einer einzigen Software.
Neben Ihrem PMS nutzen Sie möglicherweise eine Buchungsmaschine, OTAs, Zahlungsanbieter, Buchhaltungssoftware, ein CRM, Housekeeping-Software, Revenue-Management-Tools, Plattformen für die Gästekommunikation und weitere Systeme.
All diese Lösungen müssen miteinander kommunizieren können. Genau deshalb sind PMS-Integrationen so wichtig.
Warum sind PMS-Integrationen wichtig?
Wenn Ihre Systeme richtig miteinander verbunden sind, können Informationen automatisch zwischen den verschiedenen Plattformen ausgetauscht werden. Ihr Team muss nicht ständig zwischen Anwendungen wechseln oder Daten manuell übertragen.
Ein gut integriertes PMS kann beispielsweise dafür sorgen, dass:
- Reservierungen automatisch aktualisiert werden
- Zimmerverfügbarkeiten synchron bleiben
- Gästeinformationen den zuständigen Teams zur Verfügung stehen
- Zahlungsinformationen zwischen verbundenen Systemen übertragen werden
- das Housekeeping aktuelle Zimmerstatusinformationen erhält
- Änderungen an Buchungen auf allen verbundenen Kanälen berücksichtigt werden
Ohne zuverlässige Integrationen kann selbst eine einfache Aufgabe schnell zu einem Prozess mit mehreren Systemen werden.
Mit zunehmender Größe Ihres Hotels wird das immer problematischer.
Wenn Sie nach einem neuen Hotel Property Management System suchen, sollten Sie deshalb nicht nur die auf der Produktseite aufgeführten Funktionen betrachten. Achten Sie auch genau auf die verfügbaren Integrationen. Stellen Sie sicher, dass das PMS sowohl mit den Systemen verbunden werden kann, die Sie heute nutzen, als auch mit Lösungen, die Sie in Zukunft benötigen könnten.
3. Die Verwaltung mehrerer Buchungskanäle wird zum Problem
Zimmer über mehrere Vertriebskanäle anzubieten, ist eine hervorragende Möglichkeit, mehr potenzielle Gäste zu erreichen. All diese Kanäle manuell zu verwalten, ist dagegen deutlich weniger attraktiv.
Ihr Hotel erhält möglicherweise Buchungen über:
- Ihre Hotel-Website
- Booking.com
- Expedia
- Agoda
- Weitere OTAs
- Reisebüros
- Firmenkunden und Geschäftspartner
- Walk-ins
- Telefonische Buchungen
Je mehr Kanäle Sie nutzen, desto schwieriger wird es, Preise, Verfügbarkeiten und Reservierungen ohne professionelles Hotel Channel Management aktuell zu halten.
Was passiert, wenn das Channel Management nicht richtig funktioniert?
Dann können unter anderem folgende Probleme entstehen:
- Überbuchungen
- Falsche Zimmerverfügbarkeiten
- Preisunterschiede zwischen den Kanälen
- Doppelte Reservierungen
- Verzögerte Aktualisierung des Zimmerbestands
- Verpasste Buchungsmöglichkeiten
- Mehr manueller Aufwand für Ihr Reservierungsteam
Ein PMS mit integriertem Hotel Channel Manager kann einen großen Teil dieser Arbeit automatisieren.
Anstatt sich bei jedem OTA einzeln anzumelden, kann Ihr Team Verfügbarkeiten und Preise zentral verwalten. Die verbundenen Kanäle erhalten die notwendigen Aktualisierungen automatisch.
Das wird besonders wichtig, wenn Ihr Hotel wächst.
Mehr Buchungskanäle können mehr Umsatzmöglichkeiten bedeuten – aber nur, wenn Ihre Systeme mit dem zusätzlichen Aufwand Schritt halten können.
Oft wird das Problem spätestens dann offensichtlich, wenn das Reservierungsteam separate Excel-Tabellen führen muss, nur um die Angaben im PMS und auf den OTAs miteinander abzugleichen.
4. Ihre Gäste verbringen zu viel Zeit an der Rezeption
Niemand wartet gerne an der Hotelrezeption – besonders nicht nach einer langen Anreise.
Wenn Ihre Gäste regelmäßig warten müssen, nur um einzuchecken, sollten Sie genauer prüfen, welche Aufgaben Ihr PMS für Ihr Team verursacht.
Ein herkömmlicher Check-in kann mehrere Schritte umfassen:
- Reservierung suchen
- Gästedaten überprüfen
- Informationen eingeben oder aktualisieren
- Zahlung bearbeiten
- Meldeschein vorbereiten
- Zimmer zuweisen
- Schlüssel- oder Zugangsinformationen bereitstellen
Wenn mehrere Gäste gleichzeitig ankommen, kann daraus schnell eine Warteschlange entstehen.
Ein modernes PMS kann den Prozess durch Self Check-in und andere digitale Abläufe vereinfachen.
Gäste können beispielsweise einen Teil des Check-in-Prozesses bereits vor ihrer Ankunft erledigen. Dadurch reduziert sich der wiederkehrende Arbeitsaufwand an der Rezeption und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für Gäste, die tatsächlich persönliche Unterstützung benötigen.
Das ist gleichzeitig ein wichtiger Bestandteil einer reibungslosen digitalen Gästereise.
Wenn Ihr Rezeptionspersonal während der Stoßzeiten einen großen Teil seiner Zeit damit verbringt, Warteschlangen beim Check-in abzuarbeiten, sollten Sie prüfen, welche Möglichkeiten Ihr PMS zur Optimierung dieses Prozesses bietet.
Mobiler Check-in, Self-Service-Lösungen und digitale Registrierung können die Anreise sowohl für Ihre Gäste als auch für Ihre Mitarbeiter deutlich angenehmer gestalten.
5. Ihr PMS wirkt sich bereits auf das Gästeerlebnis aus
Gäste sehen Ihr PMS möglicherweise nie – die Auswirkungen eines schlechten Systems können sie jedoch durchaus spüren.
Wenn Informationen über verschiedene Systeme verteilt sind oder Aktualisierungen zu spät bei den zuständigen Mitarbeitern ankommen, kann darunter das Gästeerlebnis leiden.
Achten Sie insbesondere auf folgende Anzeichen.
Gäste müssen Informationen wiederholt angeben
Ein Gast sollte nicht dieselben Informationen an mehrere Abteilungen weitergeben müssen, nur weil diese nicht auf dasselbe Gästeprofil zugreifen können.
Sonderwünsche werden übersehen
Früher Check-in, besondere Ernährungsanforderungen, zusätzliche Annehmlichkeiten oder bestimmte Zimmerwünsche – kleine Details können einen großen Unterschied machen. Wenn Informationen jedoch an verschiedenen Stellen erfasst werden, gehen solche Wünsche schnell unter.
Die Abteilungen kommunizieren nicht effektiv
Rezeption, Housekeeping, Reservierung und andere Teams benötigen jederzeit aktuelle und zuverlässige Informationen. Wenn sie auf Telefonanrufe, handschriftliche Notizen oder separate Tabellen angewiesen sind, kann schnell etwas übersehen werden.
Aktualisierungen des Zimmerstatus erfolgen zu langsam
Stellen Sie sich vor, ein Zimmer ist bereits gereinigt und bezugsbereit, aber die Rezeption weiß noch nichts davon. Das Zimmer ist verfügbar, während der Gast weiterhin wartet.
Genau solche kleinen organisatorischen Probleme können überraschend große Auswirkungen auf das Gästeerlebnis im Zusammenhang mit dem PMS haben.
Ein gutes PMS sollte dabei helfen, die gesamte digitale Guest Journey miteinander zu verbinden – von der Buchung und der Kommunikation vor der Anreise über den Check-in und den Aufenthalt bis hin zum Check-out.
Das beste System ist nicht einfach dasjenige, das Zimmer verwaltet. Entscheidend ist vielmehr, dass es Ihre Teams dabei unterstützt, effizient zusammenzuarbeiten und Ihren Gästen ein besseres Erlebnis zu bieten.
6. Ihr PMS fällt regelmäßig aus
Kaum etwas kann den Hotelbetrieb schneller ins Chaos stürzen als ein PMS, das genau dann ausfällt, wenn Ihr Team es dringend benötigt.
Bei einem Systemausfall können Mitarbeiter plötzlich keinen Zugriff mehr auf Reservierungen, Zimmerverfügbarkeiten, Gästeinformationen, Check-ins oder Zimmerstatus haben.
Wenn es keine schnelle Alternative gibt, müssen Teams möglicherweise auf Excel-Tabellen, ausgedruckte Berichte oder sogar Papier und Stift zurückgreifen.
Das kann zu Folgendem führen:
- Längere Check-in-Zeiten
- Mehr Fehlerquellen
- Weniger Transparenz bei Reservierungen
- Kommunikationsprobleme zwischen den Abteilungen
- Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Zimmerverfügbarkeiten
- Zusätzlicher Arbeitsaufwand nach der Wiederherstellung des Systems
Natürlich ist keine Software vollständig vor technischen Problemen geschützt.
Wenn Ausfälle jedoch häufig oder unvorhersehbar auftreten, sieht die Situation anders aus – insbesondere in einem Hotel, das rund um die Uhr arbeitet.
Mit zunehmender Größe Ihres Hotels wird Zuverlässigkeit immer wichtiger.
Ein skalierbares Hotel-PMS sollte Ihren Betrieb unterstützen und nicht selbst zu einer Quelle von Unterbrechungen werden.
Vergleichen Sie verschiedene PMS-Anbieter deshalb nicht nur anhand der Software. Berücksichtigen Sie auch Zuverlässigkeit, Kundensupport, Datensicherheit, Backup-Prozesse und den Umgang des Anbieters mit Ausfällen oder Serviceunterbrechungen.
7. Ihre Reports liefern nicht die Antworten, die Sie benötigen
Irgendwann reichen einfache Belegungsberichte nicht mehr aus.
Mit dem Wachstum Ihres Hotels benötigen Sie einen umfassenderen Überblick über die Entwicklung Ihrer Immobilie. Ihr Management-Team sollte wichtige Informationen abrufen können, ohne dafür einen halben Tag lang Daten aus verschiedenen Systemen zusammenzutragen und in Excel-Tabellen aufzubereiten.
Zum Beispiel:
- Wie hoch ist unsere aktuelle Auslastung?
- Welche Buchungskanäle generieren den meisten Umsatz?
- Wie entwickeln sich unsere verschiedenen Zimmertypen?
- Steigen oder sinken die Buchungen?
- In welchen Bereichen nehmen die Stornierungen zu?
- Wie entwickelt sich die zukünftige Nachfrage?
- Wie verändert sich unser Umsatz im Zeitverlauf?
Wenn Ihr PMS diese Fragen nicht schnell und einfach beantworten kann, könnte das Reporting zu einer seiner größten Schwachstellen geworden sein.
Eingeschränkte Reporting-Funktionen bedeuten häufig mehr manuelle Exporte, mehr Excel-Tabellen und mehr Zeit, die benötigt wird, um Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen.
Ein modernes Hotel-PMS mit leistungsfähigem Reporting sollte wichtige operative und wirtschaftliche Kennzahlen übersichtlich darstellen.
Dashboards und Echtzeitberichte ermöglichen es Hotelmanagern, die Performance besser zu verstehen, ohne stundenlang manuelle Reports erstellen zu müssen.
Mehr Transparenz führt wiederum zu besseren Entscheidungen – von der Nachfrageprognose und dem Vertriebsmanagement bis hin zur Erkennung von Trends und der schnellen Reaktion auf Veränderungen.
Wenn Ihr Management-Team noch immer stark auf Excel-Tabellen angewiesen ist, um zu verstehen, was in Ihrem Hotel passiert, könnte Ihr PMS Ihr Wachstum bremsen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Ihr PMS sollte mit Ihrem Hotel mitwachsen.
Wenn Ihr Team ständig Daten manuell eingeben muss, zwischen nicht miteinander verbundenen Systemen wechselt, Schwierigkeiten bei der Verwaltung von OTAs hat, mit langen Check-in-Warteschlangen kämpft, regelmäßig mit Systemausfällen konfrontiert ist oder Reports in Excel erstellen muss, lohnt es sich wahrscheinlich, Ihr aktuelles System genauer unter die Lupe zu nehmen.
Sie müssen Ihr PMS nicht unbedingt ersetzen, nur weil eine einzelne Funktion fehlt. Wenn jedoch mehrere dieser Probleme gleichzeitig auftreten, ist das ein klares Signal: Ihr Hotel könnte aus seiner aktuellen Technologie herausgewachsen sein.
Der richtige Hotel-PMS-Anbieter kann dabei helfen, Ihre Abläufe zu zentralisieren, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Ihre Systeme miteinander zu verbinden, den Vertrieb zu vereinfachen, eine bessere digitale Guest Journey zu ermöglichen und Ihrem Team einen klareren Überblick über die Performance Ihres Hotels zu geben.
Wenn Sie Ihr nächstes PMS auswählen, sollten Sie deshalb nicht nur darüber nachdenken, was Sie heute benötigen.
Denken Sie auch darüber nach, wohin sich Ihr Hotel entwickeln soll.
Die beste Lösung ist ein System, das mit Ihrem Hotel wächst und auch zukünftige Anforderungen zuverlässig unterstützt.
