Što je digitalna prijava i zašto je europski hoteli sve više koriste? Za mnoge hotele prijava gosta još uvijek je jedan od vremenski najzahtjevnijih dijelova boravka. Gosti dolaze u hotel, čekaju na recepciji, daju osobne dokumente, ispunjavaju prijavne obrasce, obavljaju plaćanje, preuzimaju ključeve i čekaju dok osoblje ne završi sve potrebne korake.
Digitalna prijava mijenja ovaj proces.
Umjesto da sve obavljaju na recepciji, gosti mogu unaprijed poslati svoje podatke, dovršiti registraciju digitalnim putem, prema potrebi potvrditi svoj identitet, izvršiti plaćanje i dobiti informacije o pristupu svojoj sobi.
Za europske hotele digitalna prijava može pomoći i u stvaranju povezanijeg iskustva gosta, uz istodobno ispunjavanje operativnih zahtjeva kao što su registracija gostiju, zaštita podataka, plaćanja i lokalni propisi.
Kako funkcionira digitalna prijava?
Iako se sustavi za digitalnu prijavu razlikuju od hotela do hotela, proces uglavnom slijedi sličan slijed.
1. Gost rezervira smještaj
Proces obično započinje kada gost rezervira sobu putem hotelske internetske stranice, sustava za rezervacije, OTA platforme ili nekog drugog kanala za rezerviranje. Rezervacija se pohranjuje u hotelski sustav za upravljanje objektom (PMS). PMS postaje središnji izvor informacija o rezervacijama i gostima.
Na primjer, rezervacija može sadržavati:
- Ime i prezime gosta
- Datum dolaska i odlaska
- Vrstu sobe
- Broj gostiju
- Kontaktne podatke
- Izvor rezervacije
- Cijenu
- Podatke o plaćanju
- Posebne zahtjeve
Nakon potvrde rezervacije hotel može pokrenuti komunikaciju prije dolaska.
2. Hotel šalje poziv za digitalnu prijavu
Prije dolaska hotel gostu šalje e-mail ili poruku s poveznicom na proces digitalne prijave. Na primjer:
Vaš se boravak približava. Dovršite digitalnu prijavu prije dolaska.
Gost klikne na poveznicu i otvara stranicu za prijavu prilagođenu mobilnim uređajima. Ovisno o postavkama hotela, ovu komunikaciju može automatski poslati PMS ili sustav za komunikaciju s gostima.
To je važno jer gost može obaviti velik dio administrativnih koraka prije dolaska u hotel.
3. Gost unosi ili potvrđuje svoje podatke
Gost dobiva mogućnost pregleda i unosa potrebnih podataka.
To može uključivati:
- Ime i prezime
- Adresu
- Datum rođenja
- Kontaktne podatke
- Broj gostiju
- Informacije o dolasku
- Druge podatke potrebne za boravak
Ako hotel već ima određene podatke iz rezervacije, sustav može automatski unaprijed ispuniti odgovarajuća polja. Time se smanjuje potreba za ponovnim unosom podataka, kako za goste tako i za hotelsko osoblje.
4. Provjera osobnog dokumenta i registracija gosta
U nekim europskim destinacijama hoteli imaju zakonske obveze povezane s registracijom i identifikacijom gostiju. Digitalna prijava može omogućiti gostima da potrebne identifikacijske podatke dostave elektroničkim putem.
Ovisno o državi, hotelu i pružatelju tehnologije, to može uključivati:
- Učitavanje osobnog dokumenta
- Skeniranje osobnog dokumenta
- Unos identifikacijskih podataka
- Fotografiranje radi provjere identiteta
- Ispunjavanje elektroničkog obrasca za prijavu
Točni zahtjevi ovise o zakonodavstvu pojedine države.
Hoteli stoga trebaju konfigurirati proces digitalne prijave u skladu s primjenjivim lokalnim zahtjevima, umjesto pretpostavljanja da isti postupak vrijedi u cijeloj Europi.
5. Gost obavlja plaćanje
Digitalna prijava može biti povezana i s hotelskim sustavom za plaćanje. Ovisno o rezervaciji i pravilima hotela, gosti mogu imati mogućnost:
- Platiti preostali iznos
- Unijeti karticu za dodatne troškove
- Platiti dodatne usluge
- Potvrditi podatke o plaćanju
- Izvršiti polog ili predautorizaciju
Povezani sustav za plaćanje može smanjiti količinu obrade plaćanja na recepciji. Za hotele to također može omogućiti jednostavnije povezivanje rezervacija, plaćanja i prijave gosta.
6. Gost prima upute za dolazak
Nakon što su potrebni koraci završeni, hotel gostu može poslati relevantne informacije o dolasku.
One mogu uključivati:
- Adresu hotela
- Informacije o parkiranju
- Upute za dolazak
- Radno vrijeme recepcije
- Informacije o Wi-Fi mreži
- Upute za ulazak u objekt
- Informacije o sobi
- Kontaktne podatke
- Upute za prijavu
Ako hotel posluje izvan uobičajenog radnog vremena recepcije, digitalne upute za dolazak mogu biti posebno korisne.
7. Omogućava se pristup sobi
U ovom trenutku digitalna prijava postaje dio šireg digitalnog putovanja gosta. Ovisno o tehnologiji koju hotel koristi, gost može dobiti:
- Mobilni ključ: Gost koristi pametni telefon za otključavanje sobe.
- PIN ili pristupni kod: Hotel gostu daje privremeni kod za pametnu bravu.
- Preuzimanje ključa: Gost dovršava digitalnu prijavu, ali fizički ključ ili karticu preuzima na recepciji.
- Samoposlužni kiosk: Gost dovršava preostale korake dolaska na kiosku za samostalnu prijavu te dobiva karticu za sobu ili digitalni PIN.
Korištena tehnologija ovisi o postojećem sustavu hotelskih brava i kontroli pristupa.
Što se događa nakon digitalne prijave?
Nakon što gost dovrši prijavu, podaci se mogu proslijediti drugim hotelskim sustavima. Na primjer:
Gost dovršava digitalnu prijavu → PMS ažurira rezervaciju → obrađuje se plaćanje → potvrđuje se status sobe → omogućava se pristup → gost prima informacije o dolasku
Time se stvara povezaniji proces u usporedbi s ručnim unosom podataka u više različitih sustava.
Hotelsko osoblje tada se može više posvetiti zahtjevima gostiju, pružanju usluge, rješavanju problema i drugim aktivnostima koje zahtijevaju ljudsku interakciju.
Zašto europski hoteli uvode digitalnu prijavu?
Hoteli diljem Europe posluju u različitim regulatornim, tehnološkim i kulturnim okruženjima. Ipak, nekoliko operativnih čimbenika potiče sve veću primjenu digitalnog iskustva gosta.
1. Gosti očekuju fleksibilnije iskustvo
Mnogi putnici već se svakodnevno koriste pametnim telefonima za:
- Online rezervacije
- Digitalna plaćanja
- Putne dokumente
- Ukrcajne propusnice
- Razmjenu poruka
- Mobilne usluge
Digitalna prijava u hotelu proširuje takav način korištenja tehnologije i na hotelski boravak. Gosti mogu potrebne korake obaviti putem vlastitog uređaja, umjesto da sve moraju čekati i obaviti na recepciji.
2. Hoteli žele smanjiti opterećenje recepcije
Recepcijski timovi često troše značajan dio vremena na ponavljajuće administrativne zadatke.
Na primjer:
- Unos podataka o gostima
- Provjeru rezervacija
- Obradu plaćanja
- Pripremu registracijskih dokumenata
- Objašnjavanje procedura dolaska
- Izdavanje ključeva
Automatizacija dijela tih koraka može smanjiti količinu ponavljajućeg posla. Cilj nije nužno ukinuti recepciju. Cilj je omogućiti hotelskom osoblju da manje vremena troši na rutinsku administraciju, a više na pomoć gostima i pružanje kvalitetne usluge.
3. Digitalna prijava može smanjiti čekanje
Gost koji je već prije dolaska završio registraciju i plaćanje možda će na recepciji trebati samo kratku interakciju.
U hotelima s odgovarajućom tehnologijom za kontrolu pristupa gost može otići izravno do svoje sobe. To može biti posebno korisno tijekom razdoblja pojačanih dolazaka gostiju.
4. Podržava dolaske 24/7
Hoteli s ograničenim radnim vremenom recepcije mogu koristiti digitalne procese kako bi omogućili dolazak gostiju izvan uobičajenog radnog vremena.
U kombinaciji s:
- Pametnim bravama
- Mobilnim ključevima
- Pristupnim kodovima
- Automatiziranom komunikacijom s gostima
digitalna prijava može hotelima pomoći u stvaranju fleksibilnijeg procesa dolaska.
Koje su prednosti digitalne prijave za hotele?
Dobro osmišljen proces digitalne prijave može donijeti nekoliko operativnih prednosti.
- Brži dolazak: Gosti mogu administrativne korake obaviti prije dolaska na recepciju.
- Manje ponavljajućeg posla: Osoblje troši manje vremena na ručni unos podataka o gostima.
- Manje čekanja: Veći broj gostiju može samostalno obaviti rutinske korake prijave.
- Bolja komunikacija s gostima: Hoteli mogu automatski slati informacije o dolasku.
- Fleksibilniji dolasci: Digitalni procesi mogu podržati goste koji dolaze izvan uobičajenog radnog vremena recepcije.
- Povezano hotelsko poslovanje: Prijava se može povezati s PMS-om, plaćanjima, domaćinstvom, komunikacijom s gostima i sustavima kontrole pristupa.
- Bolje iskorišteno vrijeme zaposlenika: Recepcijsko osoblje može više vremena posvetiti usluzi gostima, a manje ponavljajućim administrativnim zadacima.
Kako izgleda digitalno putovanje gosta?
Digitalna prijava samo je jedan dio suvremenog putovanja gosta kroz hotel. Cjelovito digitalno iskustvo gosta može izgledati ovako:
- Rezervacija: Gost rezervira izravno putem hotelske web stranice ili putem OTA kanala.
- Potvrda: Potvrda rezervacije automatski se šalje gostu.
- Komunikacija prije dolaska: Hotel prije dolaska šalje korisne informacije.
- Digitalna prijava: Gost obavlja registraciju i druge potrebne korake.
- Plaćanje: Plaćanje ili polog obavlja se digitalnim putem.
- Priprema sobe: Domaćinstvo ažurira status sobe.
- Digitalni pristup: Gost dobiva mobilni ključ, PIN ili drugi način pristupa.
- Boravak: Gost prima relevantne informacije i može digitalno komunicirati s hotelom.
- Odjava: Gost obavlja digitalnu odjavu i prima račun ili potvrdu o plaćanju.
- Komunikacija nakon boravka: Hotel može zatražiti povratne informacije i nastaviti odnos s gostom.
Zbog toga je digitalnu prijavu najbolje promatrati kao dio digitalnog putovanja gosta, a ne kao samostalnu zamjenu za recepciju.
Kako HOS Booking podržava digitalno putovanje gosta?
Suvremeni hotelski tehnološki sustav najbolje funkcionira kada su sustavi koji sudjeluju u putovanju gosta međusobno povezani.
HOS Booking objedinjuje digitalnu prijavu, PMS, komunikaciju s gostima, plaćanja, domaćinstvo i integracije s pametnim bravama u jedinstvenu platformu. To hotelima omogućuje povezivanje komunikacije prije dolaska, registracije gostiju, pripreme soba i pristupa sobama unutar jednog digitalnog putovanja gosta.
Na taj način hoteli mogu povezati veći dio putovanja gosta unutar jedne platforme, umjesto upravljanja nepovezanim procesima kroz više različitih sustava.
Za hotele koji žele smanjiti količinu ručnog rada tijekom prijave i stvoriti povezanije iskustvo dolaska, digitalna prijava može biti važan korak prema učinkovitijem digitalnom putovanju gosta.
