Prebacivanje PMS-a jednostavnije je nego što mislite
Dobra vijest je da promjena PMS-a može biti mnogo jednostavnija kada je migracija pravilno isplanirana. Promjena PMS sustava možda zvuči komplicirano, ali cijeli proces ne mora ometati svakodnevno poslovanje vašeg hotela.
Uz pravog pružatelja hotelskog softvera, podaci, integracije, konfiguracija sustava i obuka zaposlenika mogu se organizirati kao dio strukturirane migracije hotelskog softvera.
Ako je vaš trenutni sustav spor, težak za korištenje, skup za održavanje ili više ne podržava način na koji vaš hotel posluje, možda je vrijeme za promjenu.
Moderna migracija PMS-a podrazumijeva pažljiv prijenos hotelskog poslovanja iz jednog sustava u drugi, uz zaštitu informacija i procesa na koje se vaš tim svakodnevno oslanja.
To uključuje važne podatke kao što su:
- Buduće i prošle rezervacije
- Profili gostiju i kontaktni podaci
- Vrste soba i informacije o sobama
- Cjenici i tarifni planovi
- Dostupnost i inventar
- Podaci o rezervacijama
- Napomene o gostima
- Informacije o održavanju i čišćenju soba
- Podaci povezani s računima i plaćanjima
- Relevantne konfiguracije sustava
Točan opseg podataka koji se može prenijeti ovisi o vašem trenutnom PMS-u, dostupnim formatima za izvoz podataka i uključenim integracijama. Zato bi profesionalna migracija trebala započeti procjenom vašeg postojećeg sustava i načina rada.
Zašto trebate promijeniti hotelski softver?
Ne treba svaki hotel mijenjati svoj PMS. No ako vam postojeći sustav stvara više posla nego što ga olakšava, vrijedi razmotriti druge mogućnosti.
1. Vaš hotelski PMS teško je koristiti
Ako vašem recepcijskom timu treba previše klikova za obavljanje jednostavnih zadataka, PMS može usporiti cjelokupno poslovanje hotela.
Moderni hotelski PMS trebao bi olakšati svakodnevne procese kao što su upravljanje rezervacijama, prijava gostiju, odjava gostiju, dodjela soba, plaćanja i izvještavanje.
Rješenje: Odaberite sustav s jasnim i intuitivnim sučeljem te radnim procesima koji odgovaraju stvarnom načinu rada vašeg tima.
2. Vaš PMS zahtijeva previše ručnog rada
Mnogi hoteli i dalje troše nepotrebno mnogo vremena na ažuriranje podataka na različitim platformama.
Na primjer, dostupnost se možda mora ažurirati u više sustava, komunikacija s gostima može se odvijati ručno, a informacije o čišćenju i održavanju soba možda nisu dostupne pravom timu u pravom trenutku.
Rješenje: Potražite hotelski sustav za upravljanje poslovanjem koji objedinjuje ključne procese i podržava automatizaciju.
HOS Booking objedinjuje PMS funkcionalnosti s nizom značajki, uključujući hotelski channel manager, digitalnu prijavu i odjavu gostiju, automatiziranu komunikaciju s gostima, funkcionalnosti za plaćanje i različite integracije.
3. Vaš PMS nije kompatibilan s drugim sustavima
Vaš PMS ne bi trebao funkcionirati kao izolirani sustav. Hoteli često trebaju povezivanje sa sljedećim sustavima:
- Sustavi za online rezervacije
- Online turističke agencije (OTA)
- Channel manageri
- Pružatelji usluga plaćanja
- Pametne brave
- Rješenja za samostalnu prijavu gostiju
- Alati za upravljanje prihodima
- Platforme za komunikaciju s gostima
- Računovodstveni sustavi i druge hotelske tehnologije
Loše integracije mogu dovesti do dupliciranja posla, zastarjelih informacija i nepotrebnih ručnih procesa.
Rješenje: Prije promjene PMS-a napravite popis svih postojećih integracija i provjerite koje se od njih mogu povezati s novim sustavom.
4. Vaš je hotel prerastao postojeći softver
Sustav koji je dobro funkcionirao kada ste otvorili hotel možda više nije odgovarajući kako vaše poslovanje raste.
Možda vam sada trebaju upravljanje s više objekata, automatizirana komunikacija s gostima, veći broj kanala za rezervacije, digitalna prijava gostiju ili naprednije izvještavanje.
Rješenje: Odaberite PMS koji može rasti zajedno s vašim poslovanjem, umjesto da za nekoliko godina ponovno morate prolaziti kroz migraciju.
5. Vaš je trenutni pružatelj usluge preskup
Cijenu PMS-a može biti teško opravdati ako plaćate funkcionalnosti koje vaš hotel ne koristi ili dodatne sustave koji služe za nadoknađivanje nedostataka postojećeg softvera.
Prilikom usporedbe alternativa nemojte gledati samo mjesečnu pretplatu. Uzmite u obzir ukupni trošak vlasništva, uključujući:
- Cijenu PMS pretplate
- Naknade za channel manager
- Naknade za integracije
- Troškove korisničke podrške
- Potrebnu hardversku opremu
- Obuku zaposlenika
- Ručnu administraciju
- Dodatni softver
Integriranije hotelsko softversko rješenje potencijalno može smanjiti broj zasebnih sustava kojima vaš tim mora upravljati.
Kako izgleda migracija hotelskog PMS-a?
Migracija hotelskog PMS-a obično uključuje planiranje, izdvajanje podataka, mapiranje podataka, konfiguraciju, testiranje integracija, obuku zaposlenika i kontrolirani prelazak na novi sustav. Uspješna migracija PMS-a trebala bi biti prilagođena operativnim potrebama vašeg hotela.
U HOS Bookingu proces migracije može se organizirati kroz jasne faze kako bi vaš tim znao što se događa prije, tijekom i nakon prelaska na novi sustav.
1. Procjena migracije PMS-a
Svaki hotel ima drugačiju organizaciju i način rada.
Zato je prvi korak razumjeti vaš objekt, trenutni PMS, broj soba, kanale prodaje, integracije i operativne zahtjeve.
Tijekom konzultacija možete razgovarati o:
- Vašem trenutnom hotelskom softveru
- Razlozima za promjenu
- Postojećim integracijama
- Podacima koje je potrebno migrirati
- Željenom datumu prelaska na novi sustav
- Potrebama zaposlenika
- Posebnim radnim procesima ili zahtjevima objekta
Ova početna procjena pomaže identificirati moguće izazove prije početka migracije.
2. Migracija podataka
Migracija podataka jedan je od najvažnijih dijelova promjene PMS-a.
Postojeće hotelske podatke potrebno je pregledati i pripremiti za novi sustav. Ovisno o vašem trenutnom pružatelju usluge i mogućnostima izvoza podataka, to može uključivati rezervacije, podatke o gostima, vrste soba, cijene i druge relevantne zapise.
Cilj je osigurati da vaš novi PMS od prvog dana sadrži informacije koje su vašem timu potrebne.
Profesionalna migracija također bi trebala uključivati provjeru i validaciju podataka, a ne samo uvoz datoteke uz pretpostavku da je sve ispravno.
3. Konfiguracija sustava
Nakon pripreme relevantnih podataka, novi hotelski PMS potrebno je konfigurirati prema potrebama vašeg objekta.
To može uključivati:
- Vrste soba
- Inventar soba
- Cijene
- Pravila rezervacija
- Korisničke račune
- Poreze i naknade
- Predloške komunikacije s gostima
- Postavke održavanja i čišćenja soba
- Procese prijave i odjave gostiju
Cilj nije jednostavno kopirati vaš stari PMS. Migracija je prilika za stvaranje preglednijeg i učinkovitijeg sustava koji odgovara trenutačnim potrebama vašeg hotela.
4. Postavljanje integracija
Sljedeći korak je povezivanje PMS-a sa sustavima koje vaš hotel koristi.
Za mnoge hotele to može uključivati OTA platforme kao što su Booking.com, Expedia i Airbnb, kao i sustave za rezervacije, pružatelje usluga plaćanja, pametne brave i druge hotelske tehnologije.
Channel manager može sinkronizirati dostupnost i cijene na povezanim kanalima za rezervacije, čime se smanjuje potreba za ručnim ažuriranjem i rizik od prekomjernih rezervacija. HOS Booking uključuje funkcionalnosti upravljanja kanalima kao dio svoje hotelske softverske platforme.
Prije prelaska na novi sustav potrebno je testirati integracije kako bi se potvrdilo da se informacije ispravno prenose.
5. Obuka zaposlenika
Migracija PMS-a nije završena instalacijom softvera. Vaš tim mora se osjećati sigurno i ugodno pri korištenju novog sustava.
Recepcijsko osoblje, menadžment i drugi relevantni članovi tima trebali bi proći obuku za funkcionalnosti koje najčešće koriste.
Obuka može obuhvaćati:
- Kreiranje i upravljanje rezervacijama
- Prijavu i odjavu gostiju
- Dodjelu soba
- Profile gostiju
- Plaćanja i račune
- Održavanje i čišćenje soba
- Izvještaje
- Upravljanje kanalima rezervacija
- Komunikaciju s gostima
- Rješavanje uobičajenih operativnih situacija
Jednostavan i intuitivan sustav može olakšati prijelaz, ali kvalitetna obuka i dalje je vrlo važna.
6. Prelazak na novi sustav
Nakon što su podaci, konfiguracija, integracije i obuka završeni, vrijeme je za prelazak na novi PMS. Termin prelaska treba pažljivo planirati u skladu s popunjenošću hotela i operativnim rasporedom.
Prije prelaska vaš tim treba imati jasnu kontrolnu listu koja uključuje:
- Validaciju podataka
- Buduće rezervacije
- Dostupnost soba
- Cijene
- Kanale rezervacija
- Povezane sustave za plaćanje
- Korisnički pristup
- Komunikaciju s gostima
- Procedure prijave gostiju
Kontrolirani prelazak na novi sustav smanjuje nepotrebne poteškoće i za zaposlenike i za goste.
7. Kontinuirana podrška
Prvi dan korištenja novog PMS-a nije kraj migracije. Vaš tim može imati pitanja kada počne koristiti sustav u stvarnim hotelskim operacijama. Zato je kontinuirana podrška važna.
Dobar pružatelj PMS-a trebao bi biti dostupan za pomoć pri rješavanju pitanja, problema, konfiguracije i budućih potreba povezanih sa sustavom. HOS Booking pruža izravnu podršku putem softvera i e-pošte, uz svoju hotelsku softversku platformu u oblaku.
Prebacivanje s trenutnog pružatelja PMS-a na HOS Booking
Ako vaš postojeći hotelski softver ograničava vaš tim, HOS Booking može ponuditi moderno rješenje za hotele i druge smještajne objekte u Austriji, Njemačkoj i diljem Europe.
HOS Booking objedinjuje ključne PMS funkcionalnosti s upravljanjem kanalima, digitalnom prijavom i odjavom gostiju, automatiziranom komunikacijom s gostima, integracijom pametnih brava, funkcionalnostima za plaćanje i drugim hotelskim tehnologijama u jednoj platformi.
To može smanjiti potrebu za upravljanjem većim brojem međusobno nepovezanih sustava.
Zašto razmotriti HOS Booking za migraciju PMS-a?
Ako vaš postojeći hotelski softver stvara nepotreban ručni rad ili ograničava rast vašeg hotela, HOS Booking nudi alternativu za hotele i smještajne objekte u Austriji, Njemačkoj i diljem Europe.
Jedna centralizirana hotelska platforma
Upravljajte rezervacijama, podacima o gostima, održavanjem i čišćenjem soba, računima, izvještajima i poslovanjem recepcije iz jednog PMS sustava.
Stvoren za moderno hotelsko poslovanje
HOS Booking podržava funkcionalnosti kao što su online prijava, samostalna prijava gostiju, automatizirana komunikacija s gostima i integracije s pametnim bravama.
Upravljanje kanalima prodaje
Povežite svoj objekt s glavnim online kanalima za rezervacije i sinkronizirajte cijene i dostupnost u stvarnom vremenu. Prikladan za različite vrste objekata Platforma je namijenjena nezavisnim hotelima, boutique hotelima, aparthotelima, poslovanjima s više objekata, objektima za odmor i drugim poslovanjima u sektoru hotelijerstva i turizma.
Prilagođen DACH tržištu
HOS Booking posebno promovira svoj hotelski softver za Austriju i Njemačku, uz pozicioniranje vezano uz europski hosting i usklađenost te podršku za austrijski RKSV.
Najvažnije je da promjena PMS-a ne znači da morate započeti hotelsko poslovanje od nule. Uz pravi plan migracije, novi sustav može biti konfiguriran prema načinu na koji vaš objekt danas posluje, a istovremeno vam omogućiti veću automatizaciju i učinkovitije procese.
Što trebate provjeriti prije promjene PMS-a?
Prije nego što odaberete novog pružatelja usluge, postavite sljedeća pitanja:
Mogu li se moji postojeći hotelski podaci migrirati?
Saznajte koje se informacije mogu prenijeti iz vašeg trenutnog PMS-a i treba li neke podatke ručno izvesti.
Koje su mi integracije potrebne?
Napravite potpuni popis svojih kanala za rezervacije, pružatelja usluga plaćanja, booking enginea, pametnih brava, računovodstvenih alata i drugih sustava.
Hoće li moji zaposlenici dobiti obuku?
Uspješna migracija PMS-a ovisi o tome koliko se vaš tim osjeća ugodno pri korištenju novog sustava.
Kako će se odvijati prelazak na novi sustav?
Pitajte tko će podržavati vaš objekt tijekom prijelaza i što se događa ako se problem pojavi nakon prelaska.
Odgovara li PMS austrijskim i njemačkim zahtjevima?
Za hotele koji posluju u Austriji ili Njemačkoj važno je uzeti u obzir zaštitu podataka, izdavanje računa, procese plaćanja i relevantne lokalne zahtjeve usklađenosti prilikom odabira hotelskog softvera.
Može li sustav rasti zajedno s mojim hotelom?
Razmišljajte dalje od današnjih potreba. Vaš sljedeći PMS trebao bi podržavati vaše buduće planove jednako kao i trenutačno poslovanje.
Razgovarajte danas sa stručnjakom za migraciju hotelskog softvera
Razmišljate o promjeni hotelskog PMS-a, ali vas brine migracija?
Ne morate sami upravljati cijelim procesom.
Pravi plan migracije hotelskog softvera može učiniti prijelaz predvidljivijim, zaštititi vaše operativne podatke i pomoći vašem timu da prijeđe na bolji sustav za upravljanje hotelom uz manje poteškoća.
HOS Booking pruža sveobuhvatan softver za upravljanje hotelom, razvijen za moderne i budućnosti usmjerene poslovne subjekte u hotelijerstvu, uključujući pojedinačne hotele, hotele s više objekata, male hotele i hotelske lance.
Ako vaš trenutni PMS oduzima vašem timu previše vremena, stvara nepotreban ručni rad ili ograničava rast vašeg hotela, možda je vrijeme za promjenu.
Razgovarajte s HOS Booking timom o migraciji PMS-a i saznajte kako možete s povjerenjem prijeći na novi hotelski softver.
